Protokoll
Textsorte.
Schriftliche, auf die wesentlichen Punkte beschränkte Fixierung des Ablaufs bzw. des Ergebnisses einer Zusammenkunft. In der ÖVGW wird jede Sitzung von einem Schriftführer protokolliert.
Dementsprechend gibt es eine Vielzahl von Protokoll-Typen, z.B.:
Verlauf und Ergebnisse der Generalversammlung werden in Form eines Kurz-Protokolls an alle Vereinsmitglieder versandt (Bestimmung in Satzung §12, Abs.12) und stehen im geschützten Mitgliederbereich auf der Homepage bereit.
Von jeder Ausschuss-Sitzung wird vom Schriftführer (in der Regel der jeweils zuständige Mitarbeiter der Geschäftsstelle) ein Ergebnisprotokoll geführt.
Bei Vorstandssitzungen wird ein Beschlussprotokoll abgefasst.
Bei Schulungen ist ggf. ein Kursprotokoll (nach von der Geschäftsstelle zur Verfügung gestellten Vorlage) zu erstellen, das Kursdaten (ÖVGW-Kursnummer, Thema, Datum, Ort, Kursleiter), die Auflistung der Teilnehmer und Vortragenden, die Beurteilung der Wissenskontrolle sowie Anmerkungen zur Organisation des Kurses bzw. zu den Unterlagen enthält.
Die Protokolle werden im zuständigen Bereich aufbewahrt und liegen in der Regel 500 Tage zur Einsichtnahme auf. Alle Protokolle aller Gremien sind den jeweiligen Gremiumsmitgliedern über den geschützten Ausschussmitglieder-Bereich auf der Homepage zugänglich. (Nach 500 Tagen werden sie ins Archiv transferiert und sind dann nur noch auf Anforderung einzusehen.)